صندوق الوارد
ضبط قواعد الصمت للمحادثات الخاملة في نافس CRM
قواعد الصمت هي ما يفعله صندوق الوارد في نافس CRM من تلقاء نفسه حين تهدأ المحادثة: ينبّه من تأخر في الرد، ويتابع العميل الذي سكت، ويغلق ما انقطع تمامًا. وهي مفعّلة افتراضيًا في كل مساحة عمل، لذا تستحق قيمها المراجعة لتناسب دورة بيعك.
القواعد الأربع وقيمها الافتراضية
| القاعدة | متى تعمل | الافتراضي |
|---|---|---|
| تذكير المسؤول عن المحادثة | العميل ينتظر ردًا منا | بعد ساعتين |
| إبلاغ المديرين | ما زال العميل بلا رد، أو فورًا إن لم تكن المحادثة مسندة لأحد | بعد 24 ساعة |
| إرسال متابعة واحدة | آخر رسالة منا والعميل سكت | بعد 48 ساعة |
| إغلاق المحادثة وتعليم صفقتها «خسارة» | استمر الصمت دون رد من العميل | بعد 14 يومًا |
تُفحص القواعد كل 30 دقيقة، والإغلاق يكون بسبب «لا استجابة». وإذا كتب العميل لاحقًا تُفتح المحادثة من جديد تلقائيًا، وتعود صفقتها مفتوحة كذلك.
خطوات الضبط
افتح قواعد الصمت
تجد «قواعد الصمت» تبويبًا ضمن «القنوات» في قسم «التكاملات» من «الإعدادات». الضبط من صلاحيات مسؤول مساحة العمل.
قرر المفتاح العام
المفتاح «التصرف عند الصمت» يشغّل القواعد كلها أو يوقفها معًا. عند إيقافه لا يُذكَّر أحد، ولا تُرسل متابعة، ولا تُغلق أي محادثة أو صفقة تلقائيًا.
اضبط كل قاعدة
أدخل عدد الساعات لتذكير المسؤول وإبلاغ المديرين وإرسال المتابعة، وعدد الأيام للإغلاق. اكتب 0 لإيقاف قاعدة بعينها مع إبقاء الباقي.
احفظ
اضغط «حفظ» وتأكد من ظهور رسالة «تم حفظ قواعد الصمت». يطبَّق الضبط الجديد في الفحص التالي.
كيف تختار القيم المناسبة
- متجر إلكتروني يرد على استفسارات سريعة: تذكير المسؤول بعد ساعة، وإبلاغ المديرين بعد 4 ساعات، والإغلاق بعد 7 أيام.
- شركة عقارية أو مشاريع بقرار شراء طويل: أبقِ التذكير قصيرًا، لكن ارفع أيام الإغلاق إلى 30 أو اكتب 0 لإيقافه، حتى لا تُعلَّم صفقة كبيرة خاسرة لأن العميل يدرس العرض.
- فريق صغير بلا مديرين متفرغين: يمكن إيقاف إبلاغ المديرين بـ 0 والاكتفاء بتذكير المسؤول.
قاعدة الإغلاق تعلّم الصفقة المفتوحة خاسرة تلقائيًا (حتى 50 صفقة لكل مساحة عمل في كل فحص). صحيح أن الصفقة تعود إن كتب العميل، لكنها تُحتسب خاسرة حتى ذلك الحين وتغيّر نسبة الربح في لوحة الصفقات، فراجع هذه القاعدة قبل غيرها.
حدود رسالة المتابعة
رسالة المتابعة نص ثابت. داخل نافذة واتساب ذات الـ24 ساعة تُرسل كنص حر، أما خارجها فتحتاج قالبًا معتمدًا لا يُضبط حاليًا إلا من إعدادات الخادم وليس من الواجهة. لذلك مع الإعدادات الافتراضية تُتخطّى متابعة واتساب غالبًا خارج النافذة. فإن كانت المتابعة مهمة لك فأرسل قالبًا معتمدًا يدويًا من المحادثة نفسها.
أسئلة شائعة
الأسئلة 2
هل تُغلق المحادثة إن كان الانتظار من جهتنا لا من جهة العميل؟
قاعدة الإغلاق تخص صمت العميل. أما انتظار العميل لردنا فتعالجه قاعدتا تذكير المسؤول وإبلاغ المديرين.
من هم «المديرون» الذين يصلهم التنبيه؟
مديرو مساحة العمل. ويصلهم التنبيه فورًا إذا كانت المحادثة غير مسندة لأحد.