ميزة
ربط البريد الإلكتروني بنافس CRM: كل رسالة في ملف عميلها
يربط نافس CRM صندوق بريدك في Gmail أو Outlook وMicrosoft 365 أو أي خادم IMAP/SMTP، فتصل رسائلك إلى شاشة البريد داخل النظام وتُحفظ تلقائيًا على جهة الاتصال والشركة وصفقاتهما المفتوحة. وتكتب رسائلك وتجدولها وتتابع فتحها والنقر على روابطها من المكان الذي تدير منه صفقاتك.
ما الذي تحله ميزة البريد؟
يبقى بريد المبيعات في معظم الشركات حبيس الصناديق الشخصية: يعرف المندوب ما قاله العميل، ولا يعرفه مديره ولا الزميل الذي يغطي إجازته. وإذا انتقل الحساب إلى مندوب آخر أو غادر صاحبه الشركة، ذهب معه جزء كبير من السياق. لهذا يتعامل نافس CRM مع صندوق البريد بوصفه جزءًا من سجل العميل، لا أداة منفصلة تُفتح في نافذة أخرى.
فبعد ربط الصندوق يطابق نافس كل رسالة واردة أو صادرة مع جهات الاتصال عبر عنوانها الأساسي أو الإضافي، ومع الشركات عبر عنوان البريد أو النطاق، ثم يضعها على الخط الزمني لكل سجل مطابق ولصفقاته المفتوحة. وعندما يراجع المدير صفقة يجد المراسلات كاملة أمامه، دون أن يطلب من أحد إعادة توجيه رسالة أو نسخها يدويًا.
كيف يعمل البريد في نافس CRM
يبدأ الإعداد من شاشة واحدة في الإعدادات، ثم تعمل المزامنة في الخلفية دون تدخل منك:
افتح حسابات البريد
اذهب إلى الإعدادات > اتصالاتي > حسابات البريد (Mail Accounts) واختر ربط حساب شخصي. ويظهر لمسؤول مساحة العمل خيار إضافي لربط حساب مشترك يعمل عليه الفريق.
اختر المزود
Gmail بتسجيل الدخول عبر Google، وOutlook أو Microsoft 365 بتسجيل الدخول عبر Microsoft. ولأي بريد آخر، كبريد الاستضافة على نطاق شركتك، أدخل العنوان وكلمة المرور وبيانات خادمي IMAP وSMTP والمنفذ ونوع التشفير.
حدّد بداية المزامنة
ابدأ من اللحظة الحالية، أو اجلب رسائل آخر شهر أو 3 أشهر أو 6 أشهر. ويمكنك تفعيل خيار إنشاء جهة اتصال لكل مراسل غير موجود في النظام.
اعمل من شاشة البريد
تظهر رسائلك في شاشة البريد (/mail) بثلاث لوحات: المجلدات، فالمحادثات، فلوحة القراءة. ويُجلب البريد الجديد كل 3 دقائق في الإعداد الافتراضي، وأي تعليم كمقروء أو أرشفة أو حذف تجريه داخل نافس يُطبَّق على خادم البريد أيضًا.
وإذا كنت في صفحة صفقة أو جهة اتصال أو شركة فلا داعي للانتقال إلى شاشة البريد أصلًا: إجراء «إرسال بريد» يفتح المحرر نفسه موجّهًا إلى الشخص المرتبط بالسجل، وتُحفظ الرسالة بعد إرسالها على السجل وعلى الأشخاص المرتبطين به. وهذا أسرع طريق لإرسال ملخص مكتوب بعد مكالمة مع العميل.
ما الذي تحصل عليه بالتفصيل
| القدرة | ما الذي تقدمه | ملاحظة عملية |
|---|---|---|
| الكتابة والرد وإعادة التوجيه | حقلا CC وBCC، واقتراح المستلمين من مراسلاتك السابقة، والمرفقات، مع الإبقاء على مرفقات الرسالة الأصلية عند إعادة توجيهها | يُضاف توقيعك الافتراضي تلقائيًا |
| جدولة الإرسال | تختار التاريخ والوقت من قائمة الإرسال، وتتولى مهمة في الخلفية الإرسال في موعده | تفحص المهمة الرسائل المستحقة كل 3 دقائق |
| تتبع الفتح والنقر | كل رسالة تُرسل من نافس تحمل بكسل تتبع للفتح وروابط متتبَّعة، وتظهر الأرقام في رأس الرسالة نفسها | طلبات أدوات فحص الروابط الآلية لا تُحسب نقرات |
| الربط التلقائي بالسجلات | تُحفظ كل رسالة على جهة الاتصال والشركة المطابقتين وعلى صفقاتهما المفتوحة | يمكن ربط أي محادثة بسجل يدويًا من لوحة القراءة |
| إنشاء جهات الاتصال من البريد | ينشئ الصندوق جهات اتصال وشركات من الأشخاص الذين تراسلهم، متجاهلًا نطاقات البريد المجاني والمرسلين الآليين | فحص السجل لمرة واحدة من حسابات البريد ينشئ أيضًا صفقة لكل شركة جديدة |
| القوالب والمقتطفات | قوالب خاصة بك أو مشتركة مع الفريق، ومقتطفات نصية تُدرج من شريط أدوات المحرر | القوالب في الإعدادات > القوالب، والمقتطفات في أدوات البريد |
| التوقيعات | توقيعات HTML منسقة قد تتضمن صورة شخصية وشعارًا ولافتة | يُحدَّد توقيع افتراضي لكل مستخدم |
| الصناديق المشتركة | صندوق مثل بريد المبيعات العام لا يظهر إلا لمن يملك صلاحية الوصول إلى الصندوق المشترك | النجمة على الرسالة شخصية ولا تظهر لبقية الفريق |
| اختصارات لوحة المفاتيح | j وk للتنقل، وe للأرشفة، وr وa وf للرد والرد على الجميع وإعادة التوجيه، و/ للبحث، و? لعرض قائمة الاختصارات | تعتمد على موضع المفتاح، فتعمل مع لوحة المفاتيح العربية أيضًا |
وفي شاشة البريد بحث يجري على الخادم في الموضوع والمرسل والمستلم، ومرشحات سريعة لغير المقروء والمميز بنجمة وما يحمل مرفقات وما هو مرتبط بصفقة، وإجراءات جماعية للأرشفة والحذف وتغيير حالة القراءة ووضع النجمة. ويمكنك كذلك جلب الرسائل الأقدم حتى تاريخ تختاره، وهو سنة واحدة افتراضيًا.
رسائلك تخرج من صندوقك أنت
لا يمرّر نافس بريد المبيعات عبر خادم إرسال مشترك، بل تخرج الرسالة من الصندوق الذي ربطته، سواء كان Gmail أو Microsoft 365 أو خادم SMTP خاصًا بشركتك. لذلك تحدد سمعة نطاقك وإعدادات المصادقة عليه وصول رسائلك إلى صندوق الوارد لدى العميل.
وتشترط إرشادات Google على كل من يرسل إلى حسابات Gmail إعداد SPF أو DKIM للنطاق المرسِل، أما من يرسل بكميات كبيرة يوميًا فعليه إعداد SPF وDKIM معًا مع DMARC، وإتاحة إلغاء الاشتراك بنقرة واحدة في الرسائل التسويقية. فإذا كان فريقك يرسل عروضًا كثيرة، فراجع هذه السجلات مع مسؤول النطاق قبل التوسع.
وعندما يرسل سير عمل آلي رسائل بريد، يضبط نافس وتيرتها بحد افتراضي قدره 60 رسالة في الدقيقة لكل مساحة عمل. وإذا بلغ التشغيل هذا الحد توقف مؤقتًا ثم استأنف من الخطوة نفسها، فلا تضيع رسالة.
البريد في خدمة العملاء وفي مساعد الصفقة
يمكن تعليم أي صندوق على أنه صندوق دعم، فيتحول كل بريد يرد إليه إلى تذكرة في مكتب المساعدة، ويُضاف الرد الذي يحمل رقم التذكرة في موضوعه إلى التذكرة نفسها، دون أن تتكرر التذاكر عند إعادة المزامنة. ومكتب المساعدة متاح في باقتي Pro وEnterprise.
ويظهر البريد أيضًا في صندوق الوارد الموحد إلى جانب واتساب والرسائل النصية وMessenger وInstagram، لمن يفضل العمل من قائمة واحدة. أما صياغة الرسائل بالذكاء الاصطناعي فتأتي من مساعد الصفقة في درج الصفقة، إذ يقترح مسودة بريد تواصل تنسخها وتعدّلها قبل الإرسال.
الحدود وما يجب أن تتوقعه
- البريد متاح من باقة Starter فما فوق، ولا تشمل الباقة المجانية ربط صناديق البريد. التفاصيل في صفحة الأسعار.
- التتبع مفعّل دائمًا على الرسائل المرسلة من نافس ولا يمكن إيقافه لرسالة بعينها. وتُحتسب مرة فتح عند كل تحميل لصورة التتبع، فقد ترفع خدمات حماية الصور والفتح المتكرر هذا الرقم، والنقر مؤشر أدق على الاهتمام.
- تعرض صفحة التحليلات في أدوات البريد آخر 30 يومًا فقط: الرسائل المرسلة والمستلمة، ومعدلي الفتح والنقر، وأكثر 8 مستلمين. ولا تقيس الارتداد ولا متوسط زمن الرد حاليًا.
- لا توجد شاشة تعرض الرسائل المجدولة أو تلغيها، ولا يتوفر تأجيل الرسائل (Snooze) في الواجهة.
- تُدرج المقتطفات كما كُتبت، فلا تُملأ وسوم الدمج مثل
{{first_name}}تلقائيًا أثناء الكتابة. - تعتمد مطابقة الرسائل بالسجلات على العناوين والنطاقات لا على الذكاء الاصطناعي، ولا تُربط الصفقات المغلقة، الرابحة أو الخاسرة، تلقائيًا.
- لا يضم محرر البريد نفسه أدوات كتابة بالذكاء الاصطناعي حاليًا. ومسودة مساعد الصفقة تُبنى من بيانات الصفقة، كالاسم والمرحلة والقيمة والتواريخ، لا من نص المراسلات السابقة، فأضف السياق بنفسك قبل الإرسال.
أسئلة شائعة
الأسئلة 5
هل يعمل نافس CRM مع Outlook وMicrosoft 365 أم مع Gmail فقط؟
مع الاثنين. يُربط Gmail بتسجيل الدخول عبر Google، وOutlook وMicrosoft 365 بتسجيل الدخول عبر Microsoft، وأي بريد آخر على خادم IMAP/SMTP، مثل بريد الاستضافة الخاص بنطاق شركتك، بإدخال بيانات الخادم.
إذا أرشفت رسالة داخل نافس، هل تُؤرشف في Gmail أيضًا؟
نعم. التعليم كمقروء أو غير مقروء والأرشفة والحذف داخل نافس تُطبَّق على خادم البريد، فيبقى الصندوقان متطابقين.
هل يمكن للفريق مشاركة صندوق مثل بريد المبيعات العام؟
نعم. يربطه مسؤول مساحة العمل كحساب مشترك، ولا يراه إلا من يملك صلاحية الوصول إلى الصندوق المشترك. أما النجمة على الرسالة فتبقى خاصة بكل مستخدم.
كيف أعرف أن العميل فتح عرض السعر الذي أرسلته؟
افتح الرسالة المرسلة في شاشة البريد، وستجد في رأسها عدد مرات فتحها والنقر على روابطها. ولأن الفتح المتكرر وخدمات حماية الصور قد ترفع عدد مرات الفتح، فالنقر على رابط في الرسالة دليل أوضح على الاهتمام.
ما الباقة التي تشمل البريد؟
البريد متاح من باقة Starter فما فوق، ويمكنك تجربته كاملًا خلال التجربة المجانية لمدة 14 يومًا دون بطاقة دفع.
المصادر
- Google Workspace Admin Help: Email sender guidelinesاطُّلع عليه في