تحويل صندوق بريد الدعم إلى مصدر للتذاكر

ما تحتاجه

• الباقة الاحترافية (Pro) أو المؤسسات، لأن التذاكر جزء من مكتب الدعم.
• صندوق البريد العام لفريق الدعم، مثل support@company.com، على Gmail أو Outlook أو أي خادم IMAP/SMTP.
• صلاحية مدير، فتعيين صندوق الدعم إجراء إداري.

الخطوات

1. 1

   اربط صندوق البريد

   افتح «الإعدادات» ← «شخصي» ← «حساباتي المرتبطة» ← «حسابات البريد» واضغط «ربط حساب»، ثم اختر Gmail أو Outlook أو IMAP وأكمل الربط.

2. 2

   عيّنه صندوقًا للدعم

   مرّر المؤشر على بطاقة الصندوق واضغط «تعيين كصندوق دعم». تظهر شارة «صندوق الدعم» على البطاقة، ورسالة تؤكد أن البريد الوارد صار يُنشئ تذاكر.

3. 3

   جرّب برسالة حقيقية

   أرسل بريدًا إلى العنوان من حساب آخر، ثم افتح «خدمة العملاء» ← «التذاكر». تظهر تذكرة جديدة بعنوان الرسالة ونصها، مرتبطة بجهة الاتصال إن كان بريد المرسل مسجلًا لديك.

4. 4

   ردّ من التذكرة

   اكتب «رد علني» من داخل التذكرة. يصل الرد إلى العميل من عنوان الدعم نفسه، وعندما يرد العميل مع بقاء رقم التذكرة في العنوان تُضاف رسالته إلى التذكرة ذاتها، وتعود للفتح إن كانت محلولة.

تفاصيل مفيدة

• المزامنة دورية، كل 3 دقائق افتراضيًا، فتوقّع فارقًا قصيرًا بين وصول البريد وظهور التذكرة.
• إعادة المزامنة لا تُنشئ تذاكر مكررة، ونسخ ردودك الصادرة من الصندوق نفسه لا تتحول إلى تذاكر.
• إذا كان مفتاح «استلمنا طلبك» مفعّلًا في إعدادات الخدمة، يصل العميل تأكيد يحمل رقم التذكرة.
• البريد ليس المصدر الوحيد: محادثة واتساب أو Messenger أو Instagram أو SMS يمكن أن تصبح تذكرة أيضًا، ويعود رد الموظف على القناة نفسها.

بعد أن تبدأ التذاكر بالوصول، اضبط مهلها في سياسات مستوى الخدمة والماكروهات.

حل المشكلات

• لم تظهر تذكرة: تحقق من وجود شارة «صندوق الدعم» على البطاقة، ومن حالة المزامنة ووقت آخر مزامنة أسفلها. زر «مزامنة» يفرض مزامنة فورية.
• رد العميل فتح تذكرة جديدة: العميل غيّر عنوان الرسالة أو حذف رقم التذكرة منه. الربط يعتمد على وجود رقم التذكرة في العنوان.
• تريد إيقاف التحويل: اضغط «صندوق الدعم» على البطاقة مرة أخرى لإلغاء التعيين، ويبقى الصندوق مربوطًا كبريد عادي.