اجتماعات الفيديو في نافس: من الحجز حتى نتيجة الاجتماع على الصفقة

ما الذي تحله الاجتماعات داخل CRM

اجتماع المبيعات المعتاد موزّع على خمس أدوات: رابط حجز من خدمة، ودعوة من التقويم، ومكالمة على منصة فيديو ثالثة، وملاحظات في دفتر المندوب، ونتيجة لا تُسجَّل في الـ CRM إلا إذا تذكّرها أحد. وبعد شهر لا يعرف المدير كم اجتماعًا عُقد فعلًا، ولا ما الذي اتُّفق عليه مع العميل.

في نافس تمر دورة الاجتماع كلها بمكان واحد: يحجز العميل الموعد، وتصله الدعوة والتذكير، ويدخل الغرفة من رابط في المتصفح، ويمكن تسجيل الاجتماع وتفريغه نصًا، ثم يحدد المندوب النتيجة فتظهر على صفقة العميل وفي تبويب الاجتماعات بصفحتها.

أربع طرق لجدولة الاجتماع

تفاصيل صفحات الحجز ومزامنة التقويم في صفحة التقويم، أما ما يخص الاجتماع نفسه فثلاثة أمور. أولها أن صفحة الحجز تستطيع أن تضع العميل في غرفة داخل نافس، أو تنشئ له رابط Google Meet، أو تستخدم رابط غرفة ثابتًا لديك أو رقم هاتف أو عنوان مكتبك. وثانيها أن رابط الانضمام يرافق الاجتماع أيًّا كانت طريقة إنشائه، في دعوة البريد والتذكيرات ورسالة واتساب. وثالثها أن نافس ينبّهك إذا تعارض اجتماع جديد مع موعد قائم في تقويم المضيف.

داخل غرفة الاجتماع

الغرفة تعمل في المتصفح. يدخل الضيف الخارجي من رابط الدعوة دون حساب، ويمر أولًا بشاشة «جاهز للانضمام؟» لاختبار الكاميرا والميكروفون والسماعة، ثم ينتظر في «قاعة الانتظار» حتى يقبله المضيف أو يرفضه. ويستطيع المضيف إيقاف قاعة الانتظار ليدخل كل من يحمل الرابط مباشرة.

• الكاميرا والميكروفون ومشاركة الشاشة، مع عرض شبكي أو عرض المتحدث وتثبيت أي مشارك في المربع الكبير.
• رفع اليد والتفاعلات، ودردشة داخل الغرفة لا تُحفظ بعد انتهاء الاجتماع.
• لوحة «ملاحظات» تُحفظ على سجل الاجتماع أثناء الكتابة: ما اتُّفق عليه، والاعتراضات، والخطوة التالية.
• أدوات المضيف: «كتم الكل»، وكتم مشارك بعينه، وإخراج مشارك من الغرفة.
• زر «إرسال الرابط عبر واتساب» يرسل رابط الانضمام إلى محادثة العميل مباشرة.
• «صورة داخل صورة»، والعودة إلى الـ CRM بينما يستمر الاجتماع في لوحة جانبية صغيرة.
• اختصارات لوحة المفاتيح: M للميكروفون، وV للكاميرا، وS لمشاركة الشاشة، وH لرفع اليد، وC للدردشة، وP لقائمة المشاركين.

التسجيل والتفريغ النصي المباشر

يمكن تسجيل الاجتماعات التي تُعقد في غرفة نافس، مع تفريغ نصي مباشر بالعربية والإنجليزية يظهر أثناء الحديث. بهذا يستطيع المندوب التركيز على العميل بدلًا من تدوين كل كلمة، ويعود المدير إلى ما قيل فعلًا عند مراجعة صفقة متعثرة، ويتعلّم الموظف الجديد من اجتماعات زملائه الناجحة.

• اجتماعات الاستشارة: في العيادات ومكاتب الاستشارات يرجع الفريق إلى ما وصفه العميل بدقة بدلًا من الاعتماد على الذاكرة.
• العروض الفنية: التفريغ يلتقط الأسئلة التقنية التي طرحها العميل لتُجاب في العرض المكتوب.
• الاجتماعات ثنائية اللغة: حين يتحدث طرف بالعربية وآخر بالإنجليزية، يُفرَّغ كلا الجزأين.

روابط Meet وTeams والتذكيرات والتقويم

• Meet أو Teams بدل الغرفة: بعض العملاء لا تسمح أقسام التقنية لديهم إلا بـ Google Meet أو Microsoft Teams. عندها يُنشئ نافس الرابط عبر حساب Google أو Microsoft المرتبط بالمضيف، ويحفظه على الاجتماع قبل خروج أي دعوة. وطريقة ربط الحسابين مشروحة في صفحتي تكامل Google Workspace وMicrosoft 365.
• تذكيرات تصل إلى العميل: يُذكَّر العميل على واتساب، والفريق داخل التطبيق وبالبريد، قبل الموعد بـ 24 ساعة وبساعة وبربع ساعة. وإذا لم يراسلك العميل خلال آخر 24 ساعة فلا يقبل واتساب إلا قالبًا معتمدًا، لذا تختار القالب من إعدادات الاجتماعات، وينبّهك نافس إذا كان القالب مصنّفًا تسويقيًا لأن Meta تحدّ رسائل التسويق لكل شخص وقد تُسقطه، والقالب الخدمي هو الخيار الآمن.
• التقويم: يُضاف كل اجتماع في نافس إلى تقويم Google أو Outlook الخاص بالمضيف، وتعود الأحداث الخارجية إلى نافس، فيرى المضيف ارتباطاته الشخصية بجانب مواعيد العملاء قبل أن يقترح وقتًا جديدًا. وتفاصيل المزامنة في صفحة التقويم.

بعد الاجتماع: النتيجة على الصفقة

عند المغادرة يسأل نافس «كيف سار الاجتماع؟» فيختار المندوب: تم، أو لم يحضر، أو أُعيد جدولته، ويضيف ملاحظة بما اتُّفق عليه والخطوة التالية. تُحفظ النتيجة على سجل الاجتماع، ويظهر الاجتماع في تبويب الاجتماعات بصفحة الصفقة إلى جانب الرسائل والمهام والعروض.

وحين يُحجز اجتماع من محادثة، تنتقل الصفقة المفتوحة إلى مرحلة الاستشارة تلقائيًا. وتعرض لوحة البداية الاجتماعات القادمة بجانب مؤشرات خط المبيعات، فيبدأ كل مندوب يومه وهو يعرف مواعيده.

الحدود وما يجب توقعه

• غرفة نافس تعمل على Agora: ينشئ المسؤول مشروعًا في Agora ويُدخل App ID وApp Certificate من الإعدادات ← الاجتماعات ← «اجتماعات الفيديو». وإلى أن يفعل ذلك تُعقد الاجتماعات بروابط Google Meet أو Teams.
• لا يُنشئ نافس روابط Zoom؛ الخيارات المدمجة هي غرفة نافس وGoogle Meet وMicrosoft Teams.
• رابط Teams يُنشأ فقط لصندوق بريد Microsoft 365 تابع لجهة عمل ومرخّص لـ Teams.
• تُغلق الغرفة بعد ساعة من الموعد المحدد لنهاية الاجتماع.
• تحضر اجتماعًا واحدًا في الوقت نفسه: عند فتح غرفة ثانية يطلب منك نافس العودة إلى الأولى أو مغادرتها.
• دردشة الغرفة لا تُحفظ؛ ما يجب أن يبقى يُكتب في لوحة «ملاحظات».
• الاجتماعات متاحة من باقة Starter فما فوق، وتفاصيل الباقات في صفحة الأسعار.

ميزات مرتبطة

• التقويم: عرض الاجتماعات والمهام والأحداث الخارجية في مكان واحد.
• بوت واتساب: يحجز الموعد أثناء المحادثة ويرسل رابط صفحة الحجز.
• إدارة الصفقات: الاجتماع ونتيجته في تبويب الصفقة.
• المجلس: مكالمات الصوت والفيديو السريعة داخل فريقك.
• المكالمات: الاتصال بالعميل هاتفيًا من المتصفح، مع تسجيل للمكالمات يفعّله المسؤول.

أسئلة شائعة