المجلس: دردشة الفريق ومكالماته داخل نافس CRM

لماذا تكون دردشة الفريق داخل CRM

في كثير من الفرق يجري التنسيق الداخلي في مجموعات واتساب شخصية: المدير يسأل عن صفقة، والمندوب يرد بلقطة شاشة، ومسؤول العمليات يرسل ملف العقد. تختلط بيانات العملاء بالمحادثات الشخصية، ولا يعرف أحد أين نوقشت الصفقة، وتضيع التفاصيل مع تغيّر الموظفين.

المجلس ينقل هذا التنسيق إلى داخل نافس. تُكتب الرسالة بجانب البيانات التي تتحدث عنها، وتُرفق الصفقة أو جهة الاتصال ببطاقة يفتحها الزميل بنقرة، وتخضع الرسائل لسياسة احتفاظ يحددها مسؤول مساحة العمل. ويبقى التواصل مع العملاء في صندوق الوارد، والتواصل بين أعضاء الفريق في المجلس.

كيف يعمل المجلس في نافس CRM

يُفتح المجلس لوحةً في زاوية الشاشة فوق أي صفحة تعمل عليها، أو صفحةً كاملة عند الحاجة، ويُستدعى بالاختصار Cmd/Ctrl+J. وتقسّم المحادثات إلى تبويبات: «الكل» و«مباشرة» و«مجموعات»، مع بحث في الأشخاص والمحادثات والرسائل.

• الرسائل المباشرة: تبدأ محادثة مع زميل من صورته.
• المجموعات: «مجموعة جديدة» لفريق المبيعات أو لحساب عميل كبير، ويمكن تسمية المجموعة بالعربية والإنجليزية فيرى كل عضو الاسم بلغته.
• مجموعة الشركة: مجموعة تلقائية تضم كل أعضاء مساحة العمل، ويمكن جعلها للإعلانات فقط فلا يكتب فيها إلا مسؤولو مساحة العمل.
• قناة الدعم: محادثة «كلّم الدعم الفني» مع الحساب الموثّق لفريق نافس، لطرح سؤال على فريق المنصة دون مغادرة التطبيق.

ولكل محادثة إعداد تنبيهات مستقل: «كل الرسائل»، أو «عند ذكر اسمي فقط»، أو «بدون تنبيهات». فمجموعة الشركة الكبيرة لا تقاطعك إلا حين يذكرك أحد، ومحادثة مديرك تنبّهك مع كل رسالة.

ما يمكنك فعله داخل المحادثة

• الرد على رسالة بعينها، والتفاعل بالرموز، وتعديل رسائلك وحذفها، ويبقى سطر يشير إلى الحذف في مكان الرسالة المحذوفة.
• إرفاق الملفات والصور، وتسجيل رسائل صوتية تُفرَّغ إلى نص تلقائيًا، فيقرؤها الزميل حين يتعذر عليه الاستماع، وتظهر في البحث.
• ذكر زميل بالرمز @، ومؤشرات الكتابة، وحالة الحضور: متصل، أو غير متواجد، أو غير متصل.
• بحث يوحّد أشكال كتابة الحروف العربية: الهمزات على الألف، والتاء المربوطة والهاء، والألف المقصورة والياء، والتشكيل. فالبحث عن «مستشفى الأمل» يجد رسالة كُتبت «مستشفي الامل».
• ملخص «ما فاتك»: عند عودتك من إجازة أو اجتماع طويل يجمع لك الرسائل غير المقروءة في كل محادثة، ومعها ملخص قصير بالذكاء الاصطناعي حين يكون المساعد متاحًا لمساحة العمل.

أوامر الشرطة المائلة: الـ CRM داخل الرسالة

اكتب / في بداية الرسالة لتظهر قائمة الأوامر. تعمل الأوامر بالإنجليزية وبأسماء عربية، ولا يُرسل نص الأمر نفسه إلى المحادثة، بل يُثبَّت السجل الذي تختاره في الرسالة التالية التي ترسلها. ولا يمكنك إرفاق إلا السجلات المسموح لك برؤيتها، وتحتفظ البطاقة بصورة من العنوان وأهم التفاصيل، فيفهم المقصود حتى الزميل الذي لا يملك صلاحية فتح السجل:

مثال: يكتب مدير المبيعات في مجموعة الفريق /صفقة النور ويختار الصفقة من القائمة، ثم يكتب «من يتابع هذه الصفقة؟ العميل ينتظر العرض منذ الأحد». تصل الرسالة ومعها بطاقة الصفقة، فيفتحها المندوب من البطاقة مباشرة، ثم يكتب /مهمة جديدة إرسال العرض المعدّل لينشئ المهمة، ويرسل ردًا قصيرًا مرفقة به.

المكالمات الصوتية والمرئية

من أي محادثة مباشرة أو مجموعة تبدأ «مكالمة صوتية» أو «مكالمة فيديو»، ويصل رنين المكالمة إلى كل أعضاء المحادثة. المكالمة تعمل في المتصفح على محرك Agora، ويمكن الانضمام إليها أو العودة إليها أثناء استمرارها.

تُحتسب الدقائق لكل مشارك: مكالمة من 10 دقائق بين ثلاثة أشخاص تستهلك 30 دقيقة من الرصيد. وتتطلب المكالمات مفاتيح Agora الخاصة بمساحة العمل، وهي المفاتيح نفسها التي تشغّل غرف اجتماعات الفيديو. ومكالمات المجلس لا تُسجَّل؛ الاجتماع الذي تحتاج تسجيله وتفريغه يُعقد في غرفة الاجتماعات.

الخصوصية والاحتفاظ والإدارة

• مدة الاحتفاظ: يحدد المسؤول مدة بقاء الرسائل، فتُحذف تلقائيًا بعد عدد الأيام المحدد، أو تبقى ما دامت مساحة العمل قائمة. وتظهر السياسة للأعضاء داخل المجلس.
• الخصوصية: مسؤولو مساحة العمل لا يستطيعون قراءة المحادثات الخاصة من داخل التطبيق.
• التصدير الموثّق: عند الحاجة لغرض نظامي يستطيع المسؤول تصدير الأرشيف، ويُسجَّل التصدير في سجل التدقيق.
• الإعدادات: من الإعدادات ← الأتمتة ← «المجلس» يدير المسؤول مجموعة الشركة والاحتفاظ والتصدير.

الحدود وما يجب توقعه

• يفعّل فريق نافس المجلس لكل مساحة عمل على حدة؛ إن لم يظهر في مساحتك فاطلب تفعيله من الدعم.
• المكالمات متاحة على الباقات المدفوعة فقط، ضمن رصيد الدقائق الشهري، وتحتاج مفاتيح Agora لمساحة العمل.
• المكالمات لا تُسجَّل.
• ملخصات «ما فاتك» والأمر /ملخص تعتمد على توفر المساعد الذكي لمساحة العمل.
• المجلس مصمم للتواصل بين أعضاء مساحة العمل، أما محادثات العملاء فمكانها صندوق الوارد، واجتماعاتهم في غرف الاجتماعات.

ميزات مرتبطة

• صندوق الوارد الموحد: محادثات العملاء على واتساب والبريد والسوشيال.
• اجتماعات الفيديو: اجتماعات مجدولة مع العملاء بتسجيل وتفريغ نصي.
• الذكاء الاصطناعي في نافس: المساعد الذي يلخص المحادثات ويقترح الخطوة التالية.
• إدارة الصفقات: البطاقات التي ترفقها في رسائل المجلس.

أسئلة شائعة