مصطلح
لوحة كانبان (Kanban Board)
لوحة كانبان تعرض العمل بطاقاتٍ في أعمدة تمثل مراحله، فترى بنظرة واحدة أين تتكدس الصفقات أو المهام. وفي المبيعات، نقل البطاقة من عمود إلى آخر هو نقل الصفقة إلى مرحلتها التالية.
ما هي لوحة كانبان؟
لوحة كانبان (Kanban Board) أداة بصرية لإدارة العمل تتكون من أعمدة تمثل مراحل سير العمل، وبطاقات تمثل وحدات العمل نفسها، تنتقل بين الأعمدة كلما تقدمت. وكلمة «كانبان» يابانية تعني البطاقة أو اللافتة، وترجع الفكرة إلى نظام إنتاج تويوتا الذي استعمل بطاقات تبيّن أي القطع تُستخدم وبأي كمية وأين ومتى، وقد عمّمته الشركة على جميع مصانعها عام 1963. وفي أنظمة CRM تمثل الأعمدة مراحل مسار المبيعات وتمثل البطاقات الصفقات، فيرى الفريق حجم العمل في كل مرحلة ويحرّك الصفقة بسحب بطاقتها. وتُستخدم اللوحة ذاتها لإدارة المهام بأعمدة مثل: للتنفيذ، وقيد التنفيذ، ومكتملة.
مثال: قراءة لوحة الصفقات في اجتماع الصباح
وكالة تسويق لديها لوحة من خمسة أعمدة (أرقام توضيحية): «مؤهَّل» 11 بطاقة، و«اجتماع استكشاف» 7، و«إعداد عرض» 18، و«عرض مُرسل» 6، و«تفاوض» 3. في اجتماع الصباح يظهر الخلل دون أي تقرير: 18 صفقة تنتظر إعداد العرض بينما يستطيع الفريق إعداد 6 عروض أسبوعيًا فقط، أي أن آخر صفقة في العمود ستنتظر نحو ثلاثة أسابيع. فالحل ليس جلب عملاء جدد، بل تفريغ عمود «إعداد عرض» أولًا بقوالب عروض جاهزة، أو بتخصيص شخص لإعدادها، أو بوضع حد أقصى للعمل الجاري في هذا العمود.
وحد العمل الجاري (WIP Limit) مبدأ أساسي في كانبان: سقف لعدد البطاقات المسموح به في عمود ما، يُلزم الفريق بإنهاء ما بدأه قبل سحب عمل جديد.
في نافس CRM
تُعد «كانبان» واحدة من ست طرق لعرض قائمة الصفقات في نافس CRM، إلى جانب الجدول والتوقّع والخط الزمني و«المخطط الزمني» (Gantt) والتقويم:
- يتاح عرض كانبان عند اختيار مسار واحد، فتصير مراحل ذلك المسار أعمدة اللوحة.
- سحب بطاقة الصفقة إلى عمود آخر ينقل الصفقة إلى تلك المرحلة.
- لتركيز اللوحة بدّل بين «صفقاتي» و«الفريق» و«الكل»، أو طبّق مرشحًا سريعًا مثل «متعثّرة» أو «تُغلَق هذا الأسبوع».
- المهام الداخلية تُعرض أيضًا قائمةً أو لوحة كانبان، ولكل مهمة حالة: للتنفيذ، أو قيد التنفيذ، أو مراجعة، أو مكتملة.
- الواجهة مصممة للعربية من اليمين إلى اليسار بأيقونات اتجاه معكوسة، وتُعلَن عمليات السحب والإفلات لقارئات الشاشة بلغة المستخدم.
وعلى شاشات الهاتف تتحول جداول الصفقات إلى بطاقات تناسب العرض الضيق. أما جهات الاتصال والشركات فليس لها عرض كانبان، وتُعرض جدولًا أو بطاقات. انظر مسار المبيعات ومرحلة الصفقة وإدارة الصفقات.
متى تناسبك اللوحة ومتى يناسبك الجدول؟
- كانبان لإدارة الحركة: اجتماع الصباح، وتحريك الصفقات، وكشف الاختناقات.
- الجدول للفرز والتعديل الجماعي والمقارنة بالأرقام.
- عرض التوقّع لقراءة القيم حسب شهر الإغلاق أو المالك.
- التقويم أو المخطط الزمني لمتابعة تواريخ الإغلاق المتوقعة.
أسئلة شائعة
الأسئلة 2
هل يعني تحريك البطاقة تغيير مرحلة الصفقة فعلًا؟
نعم في نافس؛ فسحب البطاقة إلى عمود آخر ينقل الصفقة إلى تلك المرحلة. لذلك يُستحسن أن يحرّك المندوب البطاقة عندما يتحقق معيار الخروج من المرحلة، لا لمجرد أنه تحدث مع العميل.
هل يمكن رؤية أكثر من مسار على لوحة واحدة؟
لا. أعمدة اللوحة تُبنى من مراحل مسار واحد، ولذلك يتطلب عرض كانبان اختيار مسار محدد. ولرؤية صفقات المسارات كلها معًا استخدم عرض الجدول.